事前に箇条書きにしておく習慣
こんちゃん
はじめに
自分で自分を育てていこう！習慣化コーチのこんちゃんです。
みなさんは、普段の報告や打ち合わせ、面談の時など、事前に準備していることはありますか？話そうと思っていたことを伝えそびれてしまうと、余計な時間がかかったりミスにつながることもありますね。
今回は「事前に箇条書きにしておく」ということについて、習慣化の観点から探ってみたいと思います。
「忘れないようにポイントをまとめておくようにしているよ」という方も多いかもしれません。ただ「頭で考えてはいるけど、よく抜け漏れがあるかも…」という方は何か参考にしてもらえれば嬉しいです。
私の経験から
企業さん向けの人事支援をする中で、社員さんのお悩みでよく聞くのが「上司が忙しくて、なかなかタイムリーに報告できない」「急かされるので、こちらも焦って頭が真っ白になってしまう」「面談の機会があっても、なかなか言いたいことが言えない」というものです。
今は管理職の方も会議や打ち合わせも多く、プレイングマネージャーでさらにメンバーのフォローや支援などでお忙しいという話もよく聞きます。本当は1人1人ちゃんと話を聞きたいんだけど、どうしても時間的に難しいので効率を求めてしまうというお悩みです。
どちらの言い分も分かるのですぐに解決するのは難しそうだなと思うのですが、そんな中で私が社員さん側によくオススメするのが「事前に箇条書きにしておく」ということ。私もよく打ち合わせや報告の前に、簡単に話したい内容やポイントを手帳などに箇条書きで書いておくようにしています。こうすると頭の中も整理できて、抜け漏れなく相手に伝えることができるし、話が脱線しそうになっても元に戻すために使えるので便利ですよ！
もし報告や面談の場をうまく活用できてないなと思っている方がいたら、ぜひ試してみてくださいね！
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注目！！
全体像を一目で把握しやすく、要点が強調されて重要なポイントが埋もれにくくなります。項目ごとで分けられるので必要な情報だけ拾いやすくなります。
要点を書き出す過程で、考えや構成を整理できます。論理の抜け漏れや重複にも気づきやすく、あとから追記修正もしやすいのでいろんな場面で活用できますね！
今日からできるワンポイントアドバイス
１．事前準備の時間を確保する
２．抜け漏れをチェックする
3．スケジュールを詰めすぎない
１．まずはここからスタート。頭を整理して文字を書く時間があるだけでも、落ち着いてポイントをまとめることができますよ。
２．箇条書きにしたものを読み返して、抜け漏れがないことをチェックするようにしましょう。この習慣が二度手間やミスを減らすことにつながります。
３．慌てていたり時間に追われていると、1つのことに集中できにくくなってしまいます。少しスケジュールにゆとりを持って、丁寧に対応していくことが効率アップにになりますね。
おわりに
最後まで読んでいただきありがとうございます。
「そうは言っても1人では難しくて…」という方は、ぜひ公式LINEからメッセージをお待ちしています。一緒に作戦会議をやりましょう！結果にコミットではなく、プロセスにコミットします。
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