頭の中で仕事しない習慣
こんちゃん
はじめに
自分で自分を育てていこう！習慣化コーチのこんちゃんです。
みなさんは、仕事をする時に、メモを取ったりTODOリストやチェックリストで見えるようにしていますか？慣れてくると頭の中でも仕事ができてしまって、それが習慣になっている方もいますね。
今回は「頭の中で仕事をしない」ということについて、習慣化の観点から探ってみたいと思います。
「誰が見ても分かるように紙やファイルに残すようにしているよ」という方も多いかもしれません。ただ「1人でやる仕事が多いし、形に残すのは苦手かも…」という方は何か参考にしてもらえれば嬉しいです。
私の経験から
会社員時代は3社経験し、その後もいろんな企業さんのご支援をさせてもらう中でしみじみ思うことは「自分の頭の中だけで仕事をしている人が多いなぁ…」ということです。特に長く1人の人が同じ業務を繰り返しているような、いわゆる属人化している組織ではその傾向が強いように感じます。
そういう方と話をしていると、全体の流れやタスクの一覧、マイルストーンが分かるスケジュール、マニュアル、週報やTODOリストなど、他の人が見て分かるものが何もなく、さらにあちこちに話が飛ぶのでついていくのも大変です。
「あぁ、この職場に配属された人は大変だな」「この人から仕事を引き継ぐのは避けたいな」ついついそんなことを思ってしまいます。これが長年培ってきたその人の「仕事の進め方の習慣」なんでしょうね。
私が1社目で働いていた時、”もうすぐ退職する”という人の仕事を初めて引き継ぐ経験をしました。その方は長く人事で働いていて、辞めたあと私が困らないようにすごく丁寧にマニュアルを作ってくれました。そしてマニュアルを見て教えてくれながら1度一緒にやってみて、翌月は次のステップと2～3ヶ月かけてしっかりサポートしてくれたので、その方が辞めた後もスムーズにその業務を担当することができました。
これが人に引き継ぐ時のやり方だと学んだ私は、自分が誰かに引き継ぐ時も同じようにやってきたのですが、実はこれって当たり前じゃないんだなといろんな職場を経験して分かりました。だからこそ「頭の中で仕事しないでね」「ちゃんと形に残してね」「誰が見ても分かるようにしといてね」と繰り返し一緒に働いていたメンバーには伝えてきたつもりです。そしてそのためにも、やっぱり日頃の仕事の進め方が大事だなと思っています。
みなさんのお仕事はどうでしょう？誰が見ても分かるようになってますか？お盆も近くなり休暇に入る人も多いかと思いますが、今一度自身の仕事のやり方を振り返るきっかけにしてもらえたらなと思います！
頭の中で仕事をしないメリット
注目！！
視覚的に分かって自分の頭中を整理することができるので、重要度や緊急度をつけやすくなります。それをもとに優先順位も決めやすくなりますね。
上司やチームのメンバー、後輩に仕事を説明する時にも双方理解のスピードが速まり、ミスや行き違いも少なくなります。後から見返してもどこでつまづいたかが分かるので。余計な時間がかからなくなるのもいいですね。
自分が不在の時や、急病の時、退職の時にでも周りに迷惑をかけることが少なくなります。信頼関係を築くことにもつながりますね。
今日からできるワンポイントアドバイス
１．タスクを書き出す
２．スケジュールに落として整理する
３．TODOリスト、チェックリストを整える
１．まずは頭の中のものをすべて書き出すことをオススメします。そこから業務によって振り分けてみるのがいいですね。
２．業務に分けたものをスケジュールに落としてみましょう。1ヶ月なのか、1年なのか内容にもよりますが、締切が分かるようにしておくと誰が見ても間違いがなくなりますね。
３．仕事には順番があるもので、抜け漏れがあってはいけませんね。人に手伝ってもらう時も役立つので、ぜひ定期的に更新しておくといいですね。
おわりに
最後まで読んでいただきありがとうございます。
「そうは言っても1人では難しくて…」という方は、ぜひ公式LINEからメッセージをお待ちしています。一緒に作戦会議をやりましょう！
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