幹事を引き受けることについて考える

はじめに

自分で自分を育てていこう！習慣化コーチのこんちゃんです。

今日は木曜日、心のつぶやきの日。最近忘年会や懇親会が多いこともあり、「幹事をやる」ということについての考えを書いてみたいと思います。

まとまりがなくて恐縮ですが、最後までおつきあいいただけると嬉しいです！

幹事とは？

ここでの「幹事」はいわゆる会合、宴会、飲み会などの取りまとめ役という意味ですが、みなさんは職場やコミュニティーなどで幹事を任されることはありますか？昔や新入社員や若手社員が有無を言わさず経験としてやることが多かったですが、最近はあまり年齢や年次を問わずいろんな人が持ち回りでやることも増えてきたように思います。

通常幹事という役割は、日程調整や会場の確保、予算、当日の段取りや詳細の最終案内などが主なタスクで、企画力、情報収集力、調整力や業務思考力など、1つのプロジェクトを滞りなく遂行する上で様々な能力が問われるものだなと感じます。

ただこれは場数を踏んで経験を積めば、ある程度慣れて参加者の満足度を上げることもできるので、要は「やるかやらないか」だけかもしれませんね。また自分の職場では通用していた常識が、転職したりコミュニティーによってはまったく違うやり方をすることもあるので、いろんな場面で経験してみるということが大事な気がします。

上司から見た評価は？

先日とある会社の役員さんと話していて、部下の方に対して「幹事を任せると、要領のよさと段取り力が分かる」と言っていたのが印象的でした。部の忘年会をやるのに部下で幹事のAさんにオススメのお店を聞かれて教えたのに、人数が決まるまでお店に連絡しておらず、出欠が出そろって連絡するともう予約で埋まってしまっていたそうです。

そんなAさんを見た役員さんは「Aさんには仕事を任せられないな」という評価になってしまうのも仕方ないですね。忙しいのはみんな同じ、そんな限られた時間の中でいかに効率よく進められるかというのはやはり仕事に通ずるところも多いですよね。ただそちらの方に時間をかけ過ぎて通常の仕事がおろそかになっては意味がないので、結局はバランスを取りながら要領よく段取りよく進めるということが求められるんだろうと思います。

幹事、やる？やらない？

私はというと、基本的には任命されればお受けしますし、メンバーを見て「自分だな」と思えばやるようにしています。最近では40人程度のコミュニティーで私を含む3人で新年会の幹事をやることになり、いろいろ相談しながら日程を決めたりお店の調整を分担しながら進めています。幹事を一緒にやると、それぞれのカラーも見えてさらに仲が深まるような気もするのでそれもいいなと思います。

それからそのコミュニティーに入ったばかりであれば、早い段階で1度は幹事の役割を経験するというのをオススメしています。参加者のリストを見て顔と名前を覚えられるし、こちらの顔も覚えてもらえるので長期的に見てコミュニケーションがとりやすくなりますね。

これからも無理のない範囲でいかに無駄なく効率よく、抜け漏れなくスムーズにできるかを考えながら引き受けられたらいいなと思います！

みなさんも、年末年始の忘年会や新年会、会社のキックオフや仲間内の飲み会など、幹事を引き受けてみてはいかがでしょうか？

おわりに

最後までおつきあいいただきありがとうございます。

あなたも今日から、自分をゆるめてラクにする「幹事を引き受ける」習慣にトライ！

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