業務の属人化を防ぐ習慣
こんちゃん
はじめに
自分で自分を育てていこう！習慣化コーチのこんちゃんです。
みなさんは、普段職場で「属人化してるな」と思う業務はありますか？慣れるとスムーズにできる半面、ブラックボックスになって他の人から見えづらくなってしまいますね。
今回は「業務の属人化を防ぐ」ということについて、習慣化の観点から探ってみたいと思います。
「部署全体で定期的に業務の洗い出しをしているよ」という方もいるかもしれません。ただ「いつも忙しくて1人に任せきりの業務はたくさんあるかも…」という方は何か参考にしてもらえれば嬉しいです。
私の経験から
とある調査によると「現在、属人化していると感じる業務はありますか？」という質問に対して、建設業では「とてもある（23.3％）」「ややある（50.8％）」、製造業では「とてもある（29.8％）」「ややある（48.9％）」という結果が出たそうです。その理由としては共通して「人材不足により特定の人に業務が集中している」「業務の引継ぎが十分に行われていない」「業務に関するマニュアルや手順書がない」などが挙げられています。
どの職場においてもこの「業務の属人化」問題は深刻です。もちろん人手不足という側面もありますが、ただ本当にそれだけなのかな？とも思うのです。人事をやっていた時、ある部署の課長が業務を抱えて属人化していて「人が足りない」と言われ何とか中途で1人採用したのですが、結果その課長が業務を手放せずうまく引継ぎができなくて早期離職につながってしまったことがありました。
逆に以前私がいた部署では「脱○○（〇〇には属人化していた人の名前が入ります）」というプロジェクト名で部長が率先して属人化改善の旗振り役になって、○○さんの業務をすべてリスト化して分類して新しい担当者と引継ぎスケジュールを決めて進捗管理をして属人化を解消し、○○さんを隣の部署に異動させることに成功しました。結局属人化に対して、その部署の管理職やメンバーがどれくらい問題意識を持って一丸となって取り組むしかない、そもそもそうならないように普段からの意識付けが重要なんだなということが分かった貴重な経験でした。
みなさんの部署ではどうですか？属人化は仕方ないと諦めていませんか？？もし課題を感じておられるようでしたら、ぜひこちらのページをご覧いただきお問い合わせお待ちしております。
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注目！！
本人が不在の際に、他のメンバーでは対応できず顧客や社内外の人に迷惑がかかります。また休暇を取りづらくなり長時間労働にもつながります。
専門性が一個人に集まり依存度が高い状態になり、業務がブラックボックス化してその業務の詳細や進捗を上司が管理できなくなります。不祥事の原因にもなりかねないので注意が必要です。
本人の業務の幅が広がらないだけでなく、他のメンバーの成長機会も奪うことになります。また評価も不明瞭になりモチベーション低下につながります。
今日からできるワンポイントアドバイス
１．業務を書き出す
２．手順書やマニュアルを整備する
３．定期的にジョブローテーションをする
１．まずすべての業務を言語化することからスタートですね。業務にもよりますが一般的には、1年に1回、月に1回、毎日などの頻度で分けてカテゴリーで分けると整理しやすくなりますよ。
２．業務はドンドン変化し進化していくものなので、その都度手順書やマニュアルを更新して行く必要があります。そのひと手間を惜しまないことが、属人化を防ぐ第一歩ですね。
３．そうは言っても仕事は人についてしまうものです。定期的に、戦略的にジョブローテーションをする、これがリスクを防ぐ一番の方法です！
おわりに
最後まで読んでいただきありがとうございます。
「そうは言っても1人では難しくて…」という方は、ぜひ公式LINEからメッセージをお待ちしています。一緒に作戦会議をやりましょう！
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