業務を整理する習慣
こんちゃん
はじめに
自分で自分を育てていこう！習慣化コーチのこんちゃんです。
みなさんは、定期的に自分の仕事の棚卸をして整理していますか？TODOリストや手帳など、いろんなツールはありますがなかなか継続して使い続けるのは難しいかもしれませんね。
今回は「業務を整理する」ということについて、習慣化の観点から探ってみたいと思います。
「リストに落として誰が見ても分かるようにしてるよ」という方もいるかもしれません。ただ「日々の業務に追われてそんな余裕ないかも…」という方は何か参考にしてもらえれば嬉しいです。
私の経験から
私は新卒で旅行会社に入社してその後工場の人事に転職したのですが、その職場でよく言われていたのが「５Sの徹底」です。５Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の言葉の頭文字を取ったもので、安全性の確保や効率化、生産性向上や品質向上など様々な効果があると言われています。
またその職場では「QC検定」の受験が推奨されていていました。品質管理（Quality Control）の知識と技術を証明する資格で、その中でも５S活動の知識や実践例が問われています。もともとは製造業で重視されていたものですが、現在では建設業や医療業界、一般企業など多岐に渡る業界で取り入れられている活動です。
この５Sの「整理」とは、いるものといらないものを区別し、いらないものを処分することと定義されています。さて、みなさんのお仕事において「整理」されてますか？？というのが今日のテーマです。
結局のところ、整理するためには業務をすべて洗い出して、最新の状態が分かっておかないといるかいらないかの判断することができませんし、新しい仕事が入る隙もありません。やはり定期的に今の状態を可視化できるようにして、自分が急に倒れても何とか業務が回る状態を作っておかなくては大きな損失にもつながってしまいます。
特に経営者や管理職の方など、影響力が大きい方にとっては本当に大事なことだなと思います。どんなにいいことをしていても、熱い想いがあっても業務の整理ができていないといずれ信頼を失ってしまうのではないか…そんなふうに思います。
ぜひ一度、ご自身の日々の業務を振り返って、常にアップデートされた状態にしておくことをオススメします！
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業務を整理するメリット
注目！！
優先順位を決めることができるので、1つ1つのタスクに丁寧に取り組むことができます。結果、ミスなく完成するので手戻りによるムダなロスが減りますよ。
期日に追われることが減るので、気持ちに余裕ができます。関係する周りの人へも配慮ができるようになるので、長期に渡って信頼関係を構築することができます。
業務を引き継ぐことになった時に、慌てることなく分かりやすく抜け漏れなく伝えることができるので、相手からも感謝されますね。
今日からできるワンポイントアドバイス
１．自分の業務を洗い出してみる
２．関係者を一覧にする
３．工夫の余地がないか考える
１．まずはタスクの洗い出しです。毎日何となくやっている仕事でも、書き出してみると思いのほか時間や量が多いものです。客観的に見てみることが大事ですね。
２．やり取りしている人が一目で分かると、誰かに引き継ぐ時もセットで伝えることができます。相手の特性や仕事のクセなども一緒に書いておくと役立ちそうですね。
３．今の仕事を少しでも短時間で終わらせるために、システム化できないか、シンプルにできないか、分担できないかなど、いろんな観点から見てみると意外なヒントが見つけられますよ。
おわりに
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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