メモを取る習慣
こんちゃん
はじめに
自分で自分を育てていこう！習慣化コーチのこんちゃんです。
みなさんは、普段仕事をしていて、積極的にメモを取っていますか？一度聞いたことをしっかり頭に入れるためにも、メモを取ることは有効で社会人の基本と言われていますね。
今回は「メモを取る」ということについて、習慣化の観点から探ってみたいと思います。
「新入社員の頃から意識して工夫して取るようにしているよ」という方もいるかもしれません。ただ「後で見返すこともないので取らないことが多いかも…」という方は何か参考にしてもらえれば嬉しいです。
私の経験から
先日ニュースで「メモを取らない部下 VS マニュアルにしない上司」という記事を見ました。職場でよく起きる問題として、上司や先輩からすると「こんなに丁寧に教えているのに、何でこの人はメモを取らないんだろう」と思うらしいですが、反対に教わる側からすると「最初からマニュアルや手順書にまとめておいてくれればいいのに」と思うそうです。
私が経験してきた職場やご支援している会社さんでもこれはよくある光景です。ただ見ていておもしろいなと思うのは、初めて新しい仕事をする時は誰でも「マニュアルや手順書が欲しい」と言うのですが、その仕事に慣れてきていざ自分が教える側になった時にそれを作って説明してあげられる人が少ないという事実です。
結局、マニュアルや手順書がなくても手探りで何とかやって来れたんだから、次にやる人もできるでしょというロジックなんですかね。だから業務が属人化したり、抜け漏れやミスが発生したり、覚えるのに時間がかかったり・・・という非効率なことが繰り返されるんだろうなと思っています。
結局何が一番効率的かというと、教える側がマニュアルを作って説明する、それに教わる側が補足で口頭で聞いたことをメモする。次の人に仕事を引き継ぐ時は、それを合体させてマニュアルを更新して渡すという流れだと思います。もちろん業務内容にもよりますが、こうして文書で残るように形にしていくことで業務の質が上がっていくのではないかと考えています。
とはいえ、メモを取ることってスキルだなとしみじみ思います。「後で見返して分かるように」というのが基本ですが、中堅やベテランになっても苦手な方もいますね。今さらと思わずに、いろんな人からアドバイスをもらって「今の自分の仕事に合った自分なりのメモの取り方」をアップデートすることをオススメします！
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メモを取るメリット
注目！！
聞いた内容や目にした情報を効率的に整理して、記憶するのに効果的と言われています。書いて覚える、大事ですね。
一度インプットした情報を容易に再確認することができます。一から調べると時間がかかりますが、自分のメモを見ることで時間の短縮ができますね。
書いたメモを見ることで、新たな気づきやアイデアのヒントになります。やはりどんな場面でも”言語化”って大事なんですね。
今日からできるワンポイントアドバイス
１．メモ帳を準備する
２．アドバイスをもらう
３．書き方を工夫してみる
１．慣れないうちは1冊ノートを決めてそれにまとめて書いていくことをオススメしますが、私は会社員時代には業務ごとに白い紙に書いてファイルしていました。自分に合う方法を見つけられるといいですね。
２．上司や先輩、同僚からアドバイスをもらってみると、その仕事ならではのやり方が見えることもあります。結局は自分が分かればいいので、参考にさせてもらって使えそうなものを試してみることをオススメします。
３．私は黒のシャーペンを使っていて大事なところだけ赤でマークするやり方ですが、カラーペンや蛍光ペンでカラフルにする方が頭に入るという方もいますね。いろいろ工夫してみてください！
おわりに
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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